Über Cockwells

Wenn wir eine Yacht nach Ihren genauen Vorgaben entwerfen und bauen, ist uns klar, dass wir nicht nur ein maßgeschneidertes Schiff schaffen, sondern einen Traum erfüllen. Jeder Aspekt des Prozesses wird durch den Respekt für Cornwalls reiches maritimes Erbe und ein genaues Verständnis dafür untermauert, wie altehrwürdige Fertigkeiten mit der neuesten Technologie kombiniert werden können, um das Beste aus beiden Welten zu bieten - die klaren Linien eines traditionellen Handwerks mit modernster Leistung.

Hintergrund

Cockwells ist eine seit langem etablierte Bootsbaufirma mit einem Vollzeit-Managementteam von ca. 10 Mitarbeitern und 30 Vollzeit-Bootshandwerkern. Cockwells übernimmt den Bau und die Umrüstung von Booten. Jeder Auftrag wird als Projekt mit bestimmten Meilensteinen durchgeführt und jedes Projekt wird in eine von drei Kategorien eingeteilt:

1. Semi-Custom Bereich
   Hier wird eine Standardvorlage verwendet, und 85-90 % des Handwerks sind Standard mit einigen Bereichen, in denen der Kunde seine eigenen Optionen anpassen kann.
2. Vollständig maßgeschneidert
   Jedes Handwerk wird nach einem neuen Entwurf gebaut. Der Stil und einige der Komponenten sind jedoch regelmäßig ähnlich, so dass eine Vorlage verwendet werden kann.
3. Umrüstung
   Das kann alles sein, vom Festmachen bis hin zu größeren Arbeiten an einem Boot, z. B. Reparaturen am Rumpf - GFK oder Holz - oder ein neuer Motor.

Derzeit wird eine IT-Lösung vor Ort eingesetzt, die Sage Line 50 für die Buchhaltung, Sage Job Costing, Sage Payroll und Sage ACT! für CRM-Zwecke nutzt. Darüber hinaus wird eine Reihe von Excel-Tabellen für die Berichterstattung und Datenanalyse verwendet. Jedes Projekt besteht aus ca. 60-70 Kostencodes, die alle Materialien und Arbeitskräfte enthalten.

Anforderung

Das Cockwells Management Team bittet um ein formelles, kalkuliertes Angebot, zusammen mit einem vorgeschlagenen Lieferplan, für die Arten von Dienstleistungen, die Sie in der Lage sein könnten, entsprechend dem unten aufgeführten Auftrag für eine integrierte IT-Lösung für Buchhaltung und Enterprise Resource Planning zu liefern.

Die Lösung

Cockwells have a preference to install a cloud ERP solution in order to minimise any on-premise systems administration and maintenance. Internet connectivity at the Cockwells site is currently ADSL with a <10 Mbps downstream speed and <1 Mbps upstream speed. Fibre to the Cabinet connectivity is available with a predicted speed of c. 60Mbps down and c. 15Mbps up and so suitable for certain cloud based solutions and indeed this is Cockwell’s preferred method of hosting any chosen system. Furthermore, an industry standard solution is preferred instead of any bespoke system and for the CRM element of the solution to integrate with Microsoft Outlook for the automated logging of inbound and outboard emails. While the management team at Cockwells will consider any response to this RFQ, and being aware there are a number of ERP solutions in the marketplace, there are some important pre-requisites that any candidate system must adhere to.

Dazu gehören:

• Ein vollständig integriertes Element zur Auftragskalkulation, das es uns ermöglicht, Komponenten, Arbeit, Ressourcen und Materialien einem einzelnen Projekt zuzuordnen. Dieses Element wird als Referenz für zukünftige Projekte dienen und muss daher auch nach Abschluss des Projekts aktiv bleiben.
• Eine komplette End-to-End-Lösung von Leads, Opportunities bis hin zu Kundenaufträgen, der gesamten Abwicklung der Lieferkette, der Projektkalkulation einschließlich Personalzeit und Material bis hin zu den daraus resultierenden Verkaufsrechnungen und der Unterstützung nach dem Verkauf
• die Einbeziehung eines funktionsreichen Buchhaltungssystems oder die enge Integration mit einem marktführenden Produkt
• Die Einbeziehung oder enge Integration eines modernen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems mit Unterstützung für betriebliche Altersversorgung, Urlaubsgenehmigung sowie Standard-Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen und eine jährliche Aktualisierung der Schwellenwerte und aller gesetzlichen Änderungen. Wenn keine Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen in das vorgeschlagene System integriert sind oder integriert werden können, sollte in der Antwort eine Methode angegeben werden, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnungskosten im Rahmen der Projektkalkulation und der Buchhaltungselemente des Systems angemessen berücksichtigt werden können.
• Fähigkeit zur Integration mit der Telefonieplattform des Unternehmens (derzeit ein BT PBX-System)
• Unterstützung für das Scannen von Barcodes für die Wareneingangs- und Lagerverwaltung sowie für das Scannen von Artikeln, die in der Werkstatt verwendet werden
• Die Möglichkeit, mehrere Sicherheitsprofile für verschiedene Mitarbeiterebenen festzulegen, um das Lesen und Aktualisieren auf Feldbasis zu ermöglichen.
• Eine intuitive Schnittstelle, bei der die verschiedenen Module/Bereiche des Systems ähnlich aussehen und sich ähnlich anfühlen. Das System muss so konfiguriert werden, dass es für die verschiedenen Benutzertypen einen einfachen und intuitiven Zugang bietet.
• Die Möglichkeit, Berichte durch entsprechend geschultes Personal im eigenen Haus zu erstellen, wodurch der zwingende Bedarf an spezialisierten oder professionellen Dienstleistungen zur Erstellung spezifischer Berichte vermieden wird.
• Darüber hinaus werden einige der spezifischen Voraussetzungen im Folgenden näher beschrieben:
  Da wir derzeit die Auftragskostenrechnung verwenden, die ein veraltetes Element von Sage ist, und da wir ein projektbasiertes Unternehmen sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass wir die tatsächlichen Kosten für jedes Projekt verfolgen und aufzeichnen können. Mit der Möglichkeit, Kosten und interne Ressourcen und Materialien Codes innerhalb des Projekts zuzuordnen und mit einem vorher festgelegten Budget zu vergleichen. Auf diese Daten kann bei künftigen Projekten zurückgegriffen werden. Derzeit erfolgt die Auftragskostenrechnung über eine einzige Dateneingabe, die mit der Buchhaltung und der Gehaltsabrechnung verknüpft ist, um einen genauen Überblick über die Kosten eines Projekts zu erhalten. Das neue System muss in der Lage sein, diese Klarheit und Zuverlässigkeit der Datengenauigkeit zu gewährleisten. Von entscheidender Bedeutung ist, wie das System die Zuweisung von Mitarbeitern und deren Zeitmanagement unterstützt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass ein grafisches Planungsinstrument für die effiziente Planung aller Mitarbeiter im Bootsbau zur Verfügung steht. Darüber hinaus sollte das System über ein geeignetes Gerät, das sich in jeder Baustelle befindet, jedem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, sich von dem Projekt, an dem er gerade arbeitet, abzumelden und über das nächste Projekt informiert zu werden, zu dem er wechseln soll. Auf diese Weise wird die Zeit des Mitarbeiters für das Projekt, das er gerade verlassen hat, erfasst und die Erfassung der Zeit für das Projekt, zu dem er wechseln wird, eingeleitet usw.
  Die Personalverwaltungsfunktion des Systems muss es ermöglichen, für jeden Mitarbeiter spezifische Fähigkeiten zu erfassen. Viele der Mitarbeiter von Cockwell im Bootsbau sind multidisziplinär, daher sollte es möglich sein, nach erforderlichen Fähigkeiten zu suchen und dann spezielle Aufgaben den Mitarbeitern mit den entsprechenden Fähigkeiten zuzuweisen.
  Darüber hinaus muss es möglich sein, jedem Projekt bestimmte Sachressourcen zuzuweisen - z. B. die Baustelle selbst, Lagertanks usw. Eine weitere kritische Anforderung betrifft die Abrechnungsfähigkeit des Gesamtsystems und die Zahlungsbedingungen für bestimmte, vom Kunden bestellte Komponenten. Unterschiedliche Artikel, die in einem Projekt verwendet werden, ziehen unterschiedliche Zahlungsbedingungen nach sich, vor allem im Refit-Verkaufskanal. Ein Beispiel: Eine Winterüberholung könnte mit einer Reihe von Reparaturen an Rumpf und Deck beginnen. Für diese Arbeiten wird ein Preis und ein Zahlungsplan vereinbart. Im Laufe des Projekts kann der Kunde weitere, vielleicht kostspielige Elemente hinzufügen, wie z. B. einen neuen Motor, der gekauft wird und gemäß den festgelegten Lieferbedingungen bezahlt werden muss. Der Zahlungsplan für den Kunden muss dementsprechend aktualisiert werden. Schließlich muss jede Änderung dieser Art für das Projekt und nicht für den Zahlungsplan gespeichert werden.

Das System als Ganzes muss für eine Berechtigungsstruktur auf Feldebene sorgen, bei der die Benutzerprofile so angepasst werden können, dass sie die Ansicht und/oder Bearbeitung auf Feldebene ermöglichen. Wie bereits erwähnt, werden alle Projekte auf der Grundlage einer Reihe von Meilensteinen abgewickelt. Es muss möglich sein, Meilensteine mit relevanten PDF-Diagrammen oder -Dokumenten zu versehen, und diese sollten zusammen mit den Meilensteinen als Vorlage gespeichert werden können, damit sie für ein ähnliches Projekt in der Zukunft wieder verwendet werden können. Workflows sollten innerhalb des Systems so konfiguriert werden, dass die zuständigen Benutzer und das Management gewarnt werden, wenn sich ein Präzedenzfall entweder verzögert oder eine nachfolgende Aufgabe davon betroffen ist. In der Tat,
sollten Workflows eingesetzt werden, um das Gesamtmanagement aller Projekte zu unterstützen. Workflow-Aktionen können verschiedene Funktionen übernehmen, z. B. das Versenden einer Warn-E-Mail unter bestimmten Bedingungen oder das Festlegen einer Aufgabe, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden muss, oder das Festlegen eines Kalendertermins.

CRM-System

Der Hauptzweck des Customer-Relationship-Management-Systems besteht darin, ein zentrales Repository für alle Stakeholder-Informationen bereitzustellen, d. h. für Kunden, Interessenten, Lieferanten, Subunternehmer usw.

E-Mail-Integration/Kommunikationsverlauf

Das System sollte auch den gesamten Kommunikationsverlauf mit jedem Kontakt in Form von E-Mails, Telefonaten und Notizen speichern. Wünschenswert wäre eine wirksame Integration zwischen Outlook (365) und dem vorgeschlagenen CRM-System, bei der eingehende E-Mails bei der Anzeige in Outlook automatisch nach einem entsprechenden Kontakt im CRM-System gesucht werden, so dass der Nutzer die E-Mail dem Kommunikationsverlauf dieses Kontakts zuordnen kann. Darüber hinaus sollten ausgehende E-Mails in ähnlicher Weise dem entsprechenden Kontakt zugeordnet oder synchronisiert werden können und sowohl in Outlook als auch im CRM-System gespeichert werden.

Marketing-Kampagnen

Es sollte möglich sein, eine Kommunikationskampagne über das CRM-System zu starten. Dies würde bedeuten, dass Tools zur Auswahl einer Gruppe von Interessengruppen für eine E-Mail-Kampagne verwendet werden können. Die Integration mit E-Mail-Direktwerbung von Drittanbietern ist zulässig, wobei die Benutzerfreundlichkeit des Systems nach Möglichkeit nicht beeinträchtigt werden darf. Es ist wünschenswert, komplexe HTML-E-Mails mit messbaren Aufrufen zum Handeln im Text der E-Mail erstellen zu können, um das Interesse sowie geöffnete, abgemeldete und unzustellbare E-Mails bewerten zu können.

Berichtend

Das CRM sollte eine Funktion zur Erstellung von Berichten bieten, so dass nach entsprechender Schulung spezifisch definierte Berichte von Cockwells Verwaltungspersonal erstellt werden können.
Für Berichte, die wichtige Leistungsinformationen enthalten, sollte es idealerweise eine Funktion geben, mit der der Bericht in ein Dashboard umgewandelt werden kann, so dass die Ziele leicht grafisch/anschaulich überprüft werden können.

Migration von Daten

Die Teilnehmer sollten einen Zeitrahmen für die Überprüfung ausgewählter Daten aus Cockwells' Sage-Systemen vorsehen, um zu beurteilen, welche Daten in das vorgeschlagene ERP-/CRM-/Accounting-System importiert werden können, um dessen Betrieb zu ermöglichen.

Zusammenfassung

Cockwells bittet um Angebote von Unternehmen mit entsprechender Erfahrung, die über Fähigkeiten und eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung robuster und effizienter Buchhaltungs-, ERP- und CRM-Lösungen in einer Cloud-Umgebung verfügen. Das erfolgreiche Unternehmen wird mit dem internen Managementteam zusammenarbeiten, um die ausgewählte Lösung zu implementieren.

Zustellerprofil

Der Anbieter muss Folgendes nachweisen:
- die Fähigkeit, mit Cockwells zusammenzuarbeiten, um die Entwicklung präziser Briefings zu gewährleisten, die den Anforderungen entsprechen
- die Fähigkeit, Kreativität unter Beweis zu stellen und kalkulierte Vorschläge für das System und ggf. alternative Lösungen zu unterbreiten, die dennoch den Anforderungen entsprechen
- Ein aufgabenorientierter Ansatz für das Projektmanagement
- die Fähigkeit, genaue Aufzeichnungen zu führen und uns in regelmäßigen Abständen über die Kosten zu informieren und den Kostenrahmen einzuhalten
- die Fähigkeit, Schulungen zur Pflege aller inhaltsverwalteten Seiten anzubieten

Die erfolgreiche Organisation erhält einen Vertrag, der voraussichtlich im NOV 2017 beginnen wird. Es wird gehofft, dass die Lösung im ersten/zweiten Quartal 2018 entwickelt und fertiggestellt werden kann, um im Frühjahr 2018 eingeführt zu werden. Dies würde vorbehaltlich der Leistungsüberprüfungen und der geltenden Vergabevorschriften erfolgen. Alle Vorschläge sollten für eine Laufzeit von 5 Jahren kalkuliert werden.

Geistiges Eigentum

Sämtliches geistige Eigentum, das der erfolgreiche Anbieter im Zuge der Erbringung der Dienstleistungen oder ausschließlich zum Zwecke der Erbringung der Dienstleistungen schafft, verbleibt letztlich bei Cockwells.

Angebotsprozess

Interessierte Organisationen werden gebeten, eine Antwort auf die unten stehenden Fragen zu übermitteln:

Name des Unternehmens:
Q1. Bitte beschreiben Sie die Fähigkeiten und Erfahrungen Ihres Unternehmens bei der Durchführung der in der Anfrage beschriebenen Aktivitäten. Bitte nennen Sie Beispiele, in denen ähnliche Entwicklungen bereits erfolgreich durchgeführt wurden.
Q2. Bitte geben Sie Einzelheiten über die einschlägige Berufserfahrung der Mitarbeiter an, die an der Erbringung der Dienstleistung beteiligt sein werden.
Q3. Legen Sie bitte einen groben Plan für die Durchführung dieser Arbeiten vor, einschließlich der voraussichtlichen Zeit für den Beginn und das Ende der Arbeiten, einschließlich der Zeit für Benutzertests.
Q4. Beschreiben Sie bitte kurz, wie der Entwicklungsprozess abläuft und wie die Kommunikation mit dem Betriebspersonal von Cockwells abläuft, d. h. von Angesicht zu Angesicht, per Telefon, E-Mail, Web oder über Konferenztools wie Facetime oder Skype.
Q5. Wie werden Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis nachweisen und wie werden Sie Ihre Dienstleistungen in Rechnung stellen? Legen Sie bitte Beispiele für Kostenaufstellungen vor und erläutern Sie, ob Ihre Tarife auf Stundenbasis oder auf der Grundlage eines Kostenvoranschlags nach einer vereinbarten Spezifikation der erforderlichen Arbeit berechnet werden.

Bitte achten Sie darauf, dass alle Antworten auf 500 Wörter pro Frage begrenzt sind. Die Antworten werden wie folgt gewichtet: Q1 15%, Q2 10%, Q3 30%, Q4 30% Q5 15%

Einreichung

Bitte senden Sie Ihr ausgefülltes Angebot bis zum 3. November 2017, 17:00 Uhr, an Andrea Burrow, andrea.burrow@cockwells-yachts.local. Bitte geben Sie in der Betreffzeile der E-Mail "Accounts - ERP - CRM - Submission" an. Fragen zu diesem Angebot oder zum Verfahren richten Sie bitte an dieselbe E-Mail-Adresse mit dem E-Mail-Betreff "Buchhaltung - ERP - CRM - Fragen". Der letzte Termin für die Klärung von Fragen ist der 2. November 2017 um 17:00 Uhr.

Auftragsvergabe

Nach der Prüfung der Bewerbungen können die Organisationen aufgefordert werden, ihren Vorschlag zu präsentieren, um ihren Ansatz und ihre Ideen für die vorgeschlagene Website darzustellen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Bitte beachten Sie, dass Cockwells einen Finanzierungsantrag einreicht, dessen Projekt im Falle des Erfolgs teilweise aus dem EFRE finanziert wird. Cockwells behält sich das Recht vor, sich zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Ausschreibung zurückzuziehen. Cockwells verpflichtet sich, ein Umfeld zu schaffen, in dem gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und
Chancengleichheit für alle. Wir erwarten von den Lieferanten, dass sie diese Verpflichtung in ihrer Politik und Praxis teilen und demonstrieren.