À propos de Cockwells

Lorsque nous concevons et construisons un yacht selon vos spécifications exactes, nous sommes conscients que nous ne nous contentons pas de créer un navire sur mesure, mais que nous réalisons un rêve. Chaque aspect du processus est sous-tendu par le respect du riche patrimoine maritime de la Cornouailles et par une compréhension aiguë de la manière dont les compétences ancestrales peuvent se combiner avec la technologie la plus récente pour offrir le meilleur des deux mondes - les lignes épurées d'un bateau traditionnel avec des performances de pointe.

Contexte

Cockwells est une entreprise de construction navale établie de longue date, dotée d'une équipe de gestion à temps plein d'environ 10 personnes et de 30 artisans spécialisés dans la construction de bateaux. Cockwells se charge de la construction et du réaménagement de bateaux. Chaque mission est menée comme un projet avec des étapes distinctes et chaque projet est classé dans l'une des trois catégories suivantes :

1. Gamme semi-personnalisée
   Dans ce cas, un modèle standard est utilisé et 85 à 90 % de l'artisanat est standard avec quelques zones où le client peut personnaliser ses propres options.
2. Entièrement sur mesure
   Chaque bateau est construit à partir d'un nouveau design. Cependant, le style et certains des composants sont régulièrement similaires et une approche de modèle peut donc être utilisée.
3. Rééquipement
   Il peut s'agir d'un amarrage ou de travaux majeurs sur un bateau, par exemple la réparation de la coque - GRP ou bois, un nouveau moteur.

Actuellement, une solution informatique sur site est utilisée, qui fait appel à Sage Line 50 pour les comptes, Sage Job Costing, Sage Payroll et Sage ACT ! à des fins de CRM. En outre, une série de feuilles de calcul Excel sont utilisées pour les rapports et l'analyse des données. Chaque projet comprend environ 60 à 70 codes de coûts qui incluent tous les matériaux et la main-d'œuvre.

Exigence

L'équipe de gestion de Cockwells souhaite obtenir un devis officiel chiffré, ainsi qu'une proposition de plan de livraison, des types de services que vous pourriez être en mesure de fournir pour répondre au cahier des charges détaillé ci-dessous pour une solution informatique intégrée de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise.

La solution

Cockwells have a preference to install a cloud ERP solution in order to minimise any on-premise systems administration and maintenance. Internet connectivity at the Cockwells site is currently ADSL with a <10 Mbps downstream speed and <1 Mbps upstream speed. Fibre to the Cabinet connectivity is available with a predicted speed of c. 60Mbps down and c. 15Mbps up and so suitable for certain cloud based solutions and indeed this is Cockwell’s preferred method of hosting any chosen system. Furthermore, an industry standard solution is preferred instead of any bespoke system and for the CRM element of the solution to integrate with Microsoft Outlook for the automated logging of inbound and outboard emails. While the management team at Cockwells will consider any response to this RFQ, and being aware there are a number of ERP solutions in the marketplace, there are some important pre-requisites that any candidate system must adhere to.

Il s'agit notamment de :

• Un élément de calcul du coût des travaux entièrement intégré pour nous permettre d'affecter des composants, de la main-d'œuvre, des ressources et des matériaux à un projet particulier. Il s'agira d'une référence pour les projets futurs, qui devra donc rester active une fois le projet terminé.
• Une solution complète de bout en bout, depuis les pistes et les opportunités jusqu'à la commande du client, en passant par le traitement de la chaîne d'approvisionnement, le calcul du coût du projet, y compris le temps du personnel et les matériaux, jusqu'à la ou les factures de vente et l'assistance après-vente.
• L'inclusion d'un système de comptabilité riche en fonctionnalités ou l'intégration étroite avec un produit leader du marché.
• L'inclusion ou l'intégration étroite d'un système de paie moderne prenant en charge les retraites professionnelles, l'autorisation des congés ainsi que les fonctions de paie standard et une mise à jour annuelle des seuils et de tout changement législatif. Si aucune fonction de paie n'est incluse dans le système proposé ou ne peut y être intégrée, il convient d'inclure dans toute réponse une méthode permettant de comptabiliser de manière appropriée les coûts de paie dans les éléments de comptabilité et de calcul des coûts du projet.
• Capacité à s'intégrer à la plate-forme téléphonique de l'entreprise (actuellement un système BT PBX)
• Prise en charge de la lecture des codes-barres pour la gestion des entrées et des magasins, ainsi que la lecture des articles utilisés dans l'atelier.
• La possibilité de définir plusieurs profils de sécurité pour différents niveaux de personnel afin de permettre la lecture et la mise à jour de chaque champ.
• Une interface intuitive où les différents modules/zones du système ont un aspect et une sensation similaires. Le système doit être configuré pour fournir un accès facile et intuitif à chaque type d'utilisateur.
• La possibilité de créer des rapports en interne par un personnel dûment formé, ce qui évite de devoir recourir à des services spécialisés ou professionnels pour produire des rapports spécifiques.
• En outre, certains des prérequis spécifiques sont décrits plus en détail ci-dessous :
  Comme nous utilisons actuellement le Job Costing qui est un élément obsolète de Sage, et étant une entreprise basée sur des projets, il est vital que nous puissions suivre et enregistrer les coûts réels autour de tout projet. Avec la possibilité d'attribuer des coûts et des ressources internes et des matériaux à des codes dans le projet et de comparer avec un budget préétabli. Ces données pourront être référencées pour des projets futurs. Actuellement, le calcul du coût de revient d'un travail est une saisie de données en un seul point, intégrée à la comptabilité et à la paie, qui permet d'avoir une vision réelle des coûts d'un projet. Le nouveau système doit être capable d'offrir une telle clarté et une telle fiabilité dans l'exactitude des données. La manière dont le système facilitera l'affectation du personnel et la gestion de son temps est d'une importance capitale. Il est essentiel qu'un outil graphique de planification soit disponible pour la planification efficace de tout le personnel de la construction navale. En outre, le système, par le biais d'un dispositif approprié situé dans chaque baie de construction, devrait permettre à chaque membre du personnel de quitter le projet sur lequel il travaille actuellement et d'être informé du prochain projet sur lequel il doit passer. Cette action permettra d'enregistrer le temps passé par le membre du personnel sur le projet qu'il vient de quitter et de commencer à enregistrer le temps passé sur le projet sur lequel il va passer, et ainsi de suite.
  La capacité de gestion du personnel du système doit permettre d'enregistrer des compétences spécifiques pour chaque membre du personnel. Une grande partie du personnel de Cockwell chargé de la construction de bateaux est multidisciplinaire et il doit donc être possible de rechercher les compétences requises et d'attribuer les tâches spécialisées au personnel possédant les compétences appropriées.
  En outre, il doit être possible d'affecter certaines ressources non humaines à chaque projet - par exemple, l'aire de construction elle-même, les réservoirs de stockage, etc. Une autre exigence critique concerne la capacité de comptabilité du système global et les conditions de paiement des composants spécifiques commandés par un client. Les différents articles utilisés dans le cadre d'un projet donneront lieu à des conditions de paiement différentes, en particulier dans le canal de vente du refit. Par exemple, un carénage d'hiver peut commencer par une série de réparations de la coque et du pont. Un prix et un calendrier de paiement sont convenus pour ces travaux. Au cours du projet, le client peut ajouter d'autres éléments, peut-être des ajouts coûteux tels qu'un nouveau moteur qui est acheté et doit être payé selon les conditions établies par le fournisseur. Le calendrier de paiement pour le client doit être mis à jour pour refléter cela. Enfin, toute modification de ce type doit être enregistrée dans le projet, et non dans le BdM.

Le système dans son ensemble doit prévoir une structure d'autorisation au niveau du champ où les profils des utilisateurs peuvent être adaptés pour permettre la visualisation et/ou la modification au niveau du champ. Comme mentionné précédemment, tous les projets sont réalisés sur la base d'une série de jalons. Il doit être possible de marquer les jalons avec des diagrammes ou des documents PDF pertinents et ceux-ci doivent pouvoir être sauvegardés comme modèle, avec les jalons, afin de pouvoir les reproduire pour un projet similaire s'il devait se produire à l'avenir. Les flux de travail doivent être configurés dans le système pour alerter les utilisateurs et la direction lorsqu'un précédent prend du retard ou lorsqu'il est prévu qu'il affecte une tâche suivante. En effet,
les flux de travail doivent être déployés pour aider à la gestion globale de tous les projets. Les actions du flux de travail peuvent prendre différentes fonctions, certaines pouvant consister à envoyer un e-mail d'alerte dans certaines conditions, d'autres à définir une tâche à accomplir dans un délai donné ou à fixer un rendez-vous dans le calendrier.

Système de CRM

L'objectif principal du système de gestion de la relation client est de fournir un référentiel central pour toutes les informations relatives aux parties prenantes, à savoir les clients, les prospects, les fournisseurs, les sous-traitants, etc.

Intégration du courrier électronique/ historique des communications

Le système doit également conserver tout l'historique des communications avec chaque contact en termes de courriels, d'appels téléphoniques et de notes. Une intégration efficace entre Outlook (365) et le système de gestion de la relation client (CRM) proposé serait souhaitable. Ainsi, les courriels entrants, lorsqu'ils sont affichés dans Outlook, recherchent automatiquement un contact correspondant dans le système CRM, ce qui permet à l'utilisateur d'affecter le courriel à l'historique des communications de ce contact. En outre, les courriels sortants devraient pouvoir être attribués ou synchronisés de la même manière au contact correspondant et être conservés à la fois dans Outlook et dans le système CRM.

Campagnes de marketing

Il devrait être possible de lancer une campagne de communication à partir du système CRM. Cela signifie qu'il faut utiliser des outils pour sélectionner un groupe de parties prenantes à utiliser dans une campagne de courrier électronique. L'intégration avec des utilitaires de messagerie directe tiers est autorisée, mais la facilité d'utilisation du système ne doit pas être compromise, dans la mesure du possible. Il est souhaitable de pouvoir produire des e-mails HTML complexes avec des appels à l'action mesurables dans le corps de l'e-mail pour pouvoir évaluer l'intérêt ainsi que les ouvertures, les désabonnements et les rebonds.

Reporting

Le CRM devrait fournir une fonction de rédaction de rapports afin que, après une formation appropriée, des rapports spécifiquement définis puissent être rédigés par le personnel administratif de Cockwells .
Pour les rapports qui constituent des informations clés sur les performances, il devrait idéalement y avoir une fonction permettant de convertir le rapport en un tableau de bord afin que les objectifs puissent être facilement examinés sous forme de graphique ou d'image.

Migration des données

Les répondants doivent inclure une allocation de temps pour examiner des données sélectionnées à partir des systèmes Sage de Cockwells' pour évaluer ce qui peut être importé dans le système ERP/CRM/Comptes proposé afin d'amorcer son fonctionnement.

Résumé

Cockwells La Commission européenne invite les organisations expérimentées ayant des capacités et des antécédents avérés dans la fourniture de solutions de comptabilité, d'ERP et de CRM robustes et efficaces dans un environnement en nuage à lui soumettre des devis. L'organisation retenue travaillera en partenariat avec l'équipe de gestion interne pour mettre en œuvre la solution choisie.

Profil du livreur

Le fournisseur devra démontrer :
- Une capacité à travailler avec Cockwells pour assurer le développement de briefs précis qui répondent aux exigences.
- Une capacité à faire preuve de créativité et à fournir des suggestions chiffrées pour le système et, si nécessaire, des solutions alternatives qui répondent toujours aux exigences.
- Une approche de la gestion de projet axée sur les tâches et les résultats
- Capacité à tenir des registres précis et à nous tenir informés à intervalles réguliers des coûts et du respect du budget.
- Une capacité à inclure une formation sur la façon de maintenir toutes les pages gérées par le contenu.

L'organisation retenue se verra attribuer un contrat qui devrait débuter en NOV 2017. Il est espéré que la solution puisse être développée et achevée au cours du 1er / 2ème trimestre 2018, prête à être lancée au printemps 2018. Cela serait soumis à des examens de performance et aux règles de passation de marché applicables. Toutes les propositions doivent être chiffrées pour une durée de 5 ans.

Propriété intellectuelle

Toute propriété intellectuelle créée par le fournisseur retenu dans le cadre de l'exécution des services ou exclusivement aux fins de l'exécution des services appartient en dernier ressort à Cockwells.

Processus de devis

Les organisations intéressées sont invitées à répondre à la question ci-dessous :

Nom de la société :
Q1. Veuillez détailler les compétences et l'expérience de votre organisation dans la réalisation du type d'activité détaillé dans la demande de devis. Veuillez inclure des exemples où des développements similaires ont été réalisés avec succès auparavant.
Q2. Veuillez fournir des détails sur l'expérience professionnelle pertinente du personnel qui sera impliqué dans la prestation du service.
Q3. Veuillez fournir un plan d'ensemble pour la réalisation de ce travail, y compris le temps prévu pour le début et la fin, y compris le temps de test pour les utilisateurs.
Q4. Veuillez fournir une brève description du fonctionnement du processus de développement et de la manière dont les communications se dérouleront avec le personnel opérationnel de Cockwells , c'est-à-dire en face à face, par téléphone, par e-mail, par Internet ou par des outils de conférence tels que Facetime ou Skype.
Q5. Comment allez-vous prouver l'optimisation des ressources et comment allez-vous facturer vos services ? Veuillez fournir des exemples de calculs de coûts et expliquer si vos tarifs sont horaires ou basés sur une estimation suivant une spécification convenue du travail requis.

Veuillez vous assurer que toutes les réponses sont limitées à 500 mots par question. Les réponses seront pondérées comme suit : Q1 15%, Q2 10%, Q3 30%, Q4 30%, Q5 15%.

Soumission

Veuillez renvoyer votre devis complété à Andrea Burrow, andrea.burrow@cockwells-yachts.local avant 17h00 le 3 nov 2017. Veuillez mettre dans l'objet de l'email "Comptes - ERP - CRM - Soumission". Veuillez adresser toute question concernant ce devis ou le processus à la même adresse électronique en mettant dans l'objet du courriel "Comptes - ERP - CRM - Questions". La dernière heure et la dernière date pour les questions de clarification avant 17h00 le 2 nov 2017.

Attribution du contrat

Après l'examen des soumissions, les organisations peuvent être invitées à présenter leur proposition afin de communiquer leur approche et leurs idées pour le site web proposé avant qu'une décision ne soit prise. Veuillez noter que Cockwells soumet une demande de financement dont le projet, s'il est retenu, est partiellement financé par le FEDER. Cockwells se réserve le droit de se retirer de la procédure de passation de marché à tout moment au cours de celle-ci. Cockwells s'engage à créer un environnement où règnent le respect mutuel, l'honnêteté et l'égalité des chances pour tous.
l'égalité des chances pour tous. Nous attendons des fournisseurs qu'ils partagent et démontrent cet engagement dans leurs politiques et pratiques.