Acerca de Cockwells

Cuando diseñamos y construimos un yate según sus especificaciones exactas, nos damos cuenta de que no sólo estamos creando una embarcación a medida, sino haciendo realidad un sueño. Todos los aspectos del proceso se basan en el respeto a la rica herencia marítima de Cornualles y en un profundo conocimiento de cómo los conocimientos tradicionales pueden combinarse con la última tecnología para ofrecer lo mejor de ambos mundos: las líneas limpias de una embarcación tradicional con el rendimiento más avanzado.

Antecedentes

Cockwells es una empresa de construcción naval con una larga trayectoria que cuenta con un equipo directivo a tiempo completo de unos 10 empleados y 30 artesanos navales cualificados a tiempo completo. Cockwells se encarga de la construcción y el reacondicionamiento de embarcaciones. Cada encargo se lleva a cabo como un proyecto con hitos diferenciados y cada proyecto se clasifica en una de las tres categorías siguientes:

1. Gama semipersonalizada
   Aquí se utiliza una plantilla estándar y el 85%-90% de la artesanía es estándar con unas pocas áreas en las que el cliente puede personalizar sus propias opciones.
2. Totalmente a medida
   Cada embarcación se construye a partir de un nuevo diseño. Sin embargo, el estilo y algunos de los componentes suelen ser similares, por lo que se puede utilizar un enfoque de plantilla.
3. Reacondicionamiento
   Puede tratarse de cualquier cosa, desde un amarre hasta trabajos importantes en una embarcación, por ejemplo, reparaciones en el casco (PRFV o madera) o un nuevo motor.

En la actualidad, se utiliza una solución informática in situ que utiliza Sage Line 50 para la contabilidad, Sage Job Costing, Sage Payroll y Sage ACT! para el CRM. Además, se utiliza una serie de hojas de cálculo de Excel para la elaboración de informes y el análisis de datos. Cada proyecto consta de unos 60-70 códigos de costes que incluyen todos los materiales y la mano de obra.

Requisito

El equipo de gestión de Cockwells desea recibir un presupuesto formal y detallado, junto con una propuesta de plan de prestación, de los tipos de servicios que podría ofrecer en respuesta a las instrucciones que se detallan a continuación para una solución informática integrada de contabilidad y planificación de recursos empresariales.

La solución

Cockwells have a preference to install a cloud ERP solution in order to minimise any on-premise systems administration and maintenance. Internet connectivity at the Cockwells site is currently ADSL with a <10 Mbps downstream speed and <1 Mbps upstream speed. Fibre to the Cabinet connectivity is available with a predicted speed of c. 60Mbps down and c. 15Mbps up and so suitable for certain cloud based solutions and indeed this is Cockwell’s preferred method of hosting any chosen system. Furthermore, an industry standard solution is preferred instead of any bespoke system and for the CRM element of the solution to integrate with Microsoft Outlook for the automated logging of inbound and outboard emails. While the management team at Cockwells will consider any response to this RFQ, and being aware there are a number of ERP solutions in the marketplace, there are some important pre-requisites that any candidate system must adhere to.

Entre ellas se encuentran:

• Un elemento de cálculo de costes del trabajo totalmente integrado que nos permita asignar componentes, mano de obra, recursos y materiales a un proyecto concreto. Será una referencia para futuros proyectos, por lo que tendrá que permanecer activo una vez que el proyecto haya finalizado.
• Una solución completa de principio a fin, desde los clientes potenciales y las oportunidades hasta el pedido del cliente, todo el procesamiento de la cadena de suministro, el cálculo de los costes del proyecto, incluido el tiempo del personal y los materiales, hasta la factura o facturas de venta resultantes y la asistencia posventa
• La inclusión de un sistema de contabilidad rico en funciones o la integración estrecha con un producto líder en el mercado
• La inclusión o la estrecha integración de un sistema moderno de nóminas con soporte para las pensiones en el lugar de trabajo, la autorización de vacaciones, así como las funciones estándar de nóminas y una actualización anual de los umbrales y cualquier cambio legislativo. Si el sistema propuesto no incluye ninguna función de nóminas o puede integrarse en él, deberá incluirse en la respuesta un método para contabilizar adecuadamente los costes de las nóminas en los elementos de cálculo de costes y contabilidad del proyecto.
• Capacidad de integración con la plataforma de telefonía de la empresa (actualmente un sistema PBX de BT)
• Soporte para el escaneo de códigos de barras para la gestión de la entrada de mercancías y de los almacenes, así como para el escaneo de artículos tal y como se utilizan en la tienda
• La capacidad de establecer múltiples perfiles de seguridad para diferentes niveles de personal para permitir la lectura y la actualización a nivel de campo por campo.
• Una interfaz intuitiva en la que los diferentes módulos/áreas del sistema tengan un aspecto similar. El sistema debe estar configurado para proporcionar un acceso fácil e intuitivo a cada tipo de usuario.
• La capacidad de crear informes en la empresa por parte de personal con la formación adecuada, evitando la necesidad obligatoria de servicios especializados o profesionales para la elaboración de informes específicos.
• Además, algunos de los requisitos previos específicos se describen con más detalle a continuación:
  Como actualmente utilizamos Job Costing, que es un elemento obsoleto de Sage, y al ser un negocio basado en proyectos, es vital que podamos rastrear y registrar los costes reales en torno a cualquier proyecto. Con la capacidad de asignar costes y recursos internos y materiales a los códigos dentro del proyecto y comparar con un presupuesto preestablecido. Estos datos podrán referenciarse para futuros proyectos. En la actualidad, el cálculo de costes de los trabajos es un punto único de entrada de datos que se integra con la contabilidad y las nóminas, para permitir una visión real de los costes en torno a cualquier proyecto. El nuevo sistema debe ser capaz de proporcionar esa claridad y fiabilidad en la exactitud de los datos. Es fundamental la forma en que el sistema ayudará a la asignación del personal y a la gestión de su tiempo. Es esencial que se disponga de una herramienta de programación gráfica para la programación eficaz de todo el personal de construcción de barcos. Además, el sistema, a través de un dispositivo adecuado situado en cada nave de construcción, debe permitir que cada miembro del personal abandone el proyecto en el que está trabajando en ese momento y se le comunique el siguiente proyecto al que debe pasar. Esta acción registrará el tiempo de ese miembro del personal en el proyecto que acaba de dejar y comenzará el registro del tiempo en el proyecto al que está a punto de pasar, y así sucesivamente.
  La capacidad de gestión del personal del sistema debe permitir que se registren las habilidades específicas de cada miembro del personal. Muchos de los miembros del personal de construcción de barcos de Cockwell son multidisciplinares y, por tanto, debe ser posible buscar las habilidades requeridas y luego asignar las tareas especializadas al personal con los conjuntos de habilidades pertinentes.
  Además, debe ser posible asignar ciertos recursos no relacionados con el personal a cada proyecto, por ejemplo, la propia nave de construcción, los depósitos de almacenamiento, etc. Otro requisito fundamental es la capacidad contable del sistema global y las condiciones de pago de los componentes específicos encargados por el cliente. Los diferentes elementos utilizados en un proyecto tendrán diferentes condiciones de pago, especialmente en el canal de ventas de reformas. Por ejemplo, una reparación de invierno podría comenzar como un conjunto de reparaciones del casco y la cubierta. Se acuerda un precio y un calendario de pagos para este trabajo. En el transcurso del proyecto, el cliente puede añadir otros elementos, tal vez costosos, como un nuevo motor, que se compra y debe pagarse según las condiciones establecidas por el proveedor. El calendario de pagos del cliente debe actualizarse para reflejar este hecho. Por último, cualquier modificación de este tipo debe guardarse en el proyecto, no en la lista de materiales.

El sistema en su conjunto tiene que contemplar una estructura de permisos a nivel de campo en la que los perfiles de los usuarios puedan adaptarse para permitir la visualización y/o edición a nivel de campo. Como se ha mencionado anteriormente, todos los proyectos se llevan a cabo en base a una serie de hitos. Debe ser posible etiquetar los hitos con diagramas o documentos PDF relevantes y éstos deben poder guardarse como una plantilla, junto con los hitos, para estar disponibles para replicar un proyecto similar si se produjera en el futuro. Los flujos de trabajo deberían configurarse dentro del sistema para alertar a los usuarios y a la dirección pertinentes cuando un precedente se esté retrasando o cuando se prevea que afectará a una tarea siguiente. En efecto,
los flujos de trabajo deben desplegarse para ayudar a la gestión global de todos los proyectos. Las acciones de los flujos de trabajo pueden asumir diferentes funciones, algunas de las cuales pueden consistir en el envío de un correo electrónico de alerta en determinadas condiciones, y otras pueden consistir en la fijación de una tarea que debe completarse en un plazo determinado o en la fijación de una cita en el calendario.

Sistema CRM

El objetivo principal del sistema de gestión de las relaciones con los clientes es proporcionar un depósito central para toda la información de las partes interesadas, es decir, clientes, clientes potenciales, proveedores, subcontratistas, etc.

Integración del correo electrónico/historia de la comunicación

El sistema también debería mantener todo el historial de comunicación con cada Contacto en términos de correos electrónicos, llamadas telefónicas y notas. Sería deseable una integración efectiva entre Outlook (365) y el sistema CRM propuesto, en la que los correos electrónicos entrantes, al ser vistos en Outlook, busquen automáticamente el contacto correspondiente en el sistema CRM, permitiendo al usuario asignar el correo electrónico al historial de comunicaciones de ese contacto. Además, los correos electrónicos salientes deberían poder asignarse o sincronizarse de forma similar con el contacto correspondiente y mantenerse tanto en Outlook como en el sistema CRM.

Campañas de marketing

Debería ser posible realizar una campaña de comunicación desde el sistema CRM. Esto significaría el uso de herramientas para seleccionar un grupo de partes interesadas para utilizar en una campaña de correo electrónico. La integración con utilidades de correo electrónico directo de terceros es permisible, sin embargo, la facilidad de uso del sistema no debe ser comprometida si es posible. Es deseable poder producir correos electrónicos HTML complejos con llamadas a la acción medibles dentro del cuerpo del correo electrónico para poder evaluar el interés, así como las aperturas, las cancelaciones de suscripción y los rebotes.

Informes

El CRM debe proporcionar una función de redacción de informes para que, tras una formación adecuada, el personal administrativo de Cockwells pueda elaborar informes definidos específicamente.
En el caso de los informes que contengan información clave sobre el rendimiento, lo ideal sería disponer de una función para convertir el informe en un cuadro de mandos, de modo que los objetivos puedan revisarse fácilmente de forma gráfica o pictórica.

Migración de datos

Los encuestados deben incluir una asignación de tiempo para revisar los datos seleccionados de los sistemas Cockwells' Sage para evaluar lo que se puede importar en el sistema ERP/CRM/Cuentas propuesto con el fin de sembrar su funcionamiento.

Resumen

Cockwells invita a presentar ofertas a organizaciones con la experiencia adecuada y con capacidades y un historial demostrado en la entrega de soluciones sólidas y eficientes de contabilidad, ERP y CRM en un entorno de nube. La organización seleccionada trabajará en colaboración con el equipo de gestión interno para implantar la solución elegida.

Perfil del repartidor

El proveedor deberá demostrar
- Capacidad de trabajar con Cockwells para garantizar el desarrollo de informes precisos que cumplan los requisitos.
- Capacidad para demostrar creatividad y proporcionar sugerencias presupuestadas para el sistema y, en caso necesario, soluciones alternativas que sigan cumpliendo los requisitos.
- Un enfoque de la gestión de proyectos basado en tareas y resultados
- Capacidad para llevar registros precisos y mantenernos informados a intervalos regulares sobre los costes y el presupuesto.
- Capacidad para incluir formación sobre el mantenimiento de todas las páginas gestionadas por contenidos.

La organización ganadora recibirá un contrato que se espera que comience en noviembre de 2017. Se espera que la solución pueda desarrollarse y completarse durante el primer o segundo trimestre de 2018 para su lanzamiento en la primavera de 2018. Esto estaría sujeto a las revisiones de rendimiento y a las normas de contratación aplicables. Todas las propuestas deben ser calculadas para un plazo de 5 años.

Propiedad Intelectual

Toda la Propiedad Intelectual creada por el Proveedor adjudicatario en el curso de la ejecución de los Servicios o exclusivamente con el fin de ejecutar los Servicios corresponderá en última instancia a Cockwells.

Proceso de cotización

Las organizaciones interesadas deben presentar una respuesta a la pregunta que se formula a continuación:

Nombre de la empresa:
Q1. Por favor, detalle las habilidades y experiencia de su organización en la realización del tipo de actividad detallada en la solicitud de presupuesto. Sírvase incluir ejemplos de proyectos similares realizados con éxito anteriormente.
Q2. Facilite detalles de la experiencia profesional pertinente del personal que participará en la prestación del servicio.
Q3. Sírvase facilitar un plan general para la realización de este trabajo que incluya el plazo previsto de inicio y finalización, así como el tiempo necesario para las pruebas con los usuarios.
Q4. Describa brevemente cómo funcionará el proceso de desarrollo y cómo funcionarán las comunicaciones con el personal operativo de Cockwells , es decir, cara a cara, por teléfono, correo electrónico, Internet o herramientas de conferencia como Facetime o Skype.
Q5. ¿Cómo demostrará la relación calidad-precio y cómo cobrará por sus servicios? Proporcione ejemplos de costes y explique si sus tarifas son por hora o se basan en una estimación según una especificación acordada del trabajo requerido.

Por favor, asegúrese de que todas las respuestas se limitan a 500 palabras por pregunta. Las respuestas se ponderarán de la siguiente manera: Q1 15%, Q2 10%, Q3 30%, Q4 30% Q5 15%

Presentación

Envíe su presupuesto cumplimentado a Andrea Burrow, andrea.burrow@cockwells-yachts.local antes de las 17:00 del 3 de noviembre de 2017. Ponga en el asunto del correo electrónico "Accounts - ERP - CRM - Submission". Por favor, dirija cualquier pregunta que tenga sobre este presupuesto o el proceso a la misma dirección de correo electrónico utilizando la línea de asunto del correo electrónico "Cuentas - ERP - CRM - Preguntas". La fecha y hora límite para las preguntas aclaratorias son las 17:00 del 2 de noviembre de 2017.

Adjudicación del contrato

Tras la revisión de las propuestas, se podrá pedir a las organizaciones que presenten su propuesta para transmitir su enfoque y sus ideas para el sitio web propuesto antes de tomar una decisión. Tenga en cuenta que Cockwells presenta una solicitud de financiación que, en caso de ser aceptada, estará parcialmente financiada por el FEDER. Cockwells se reserva el derecho a retirarse de la licitación en cualquier momento del proceso de licitación. Cockwells se compromete a crear un entorno en el que exista respeto mutuo, honestidad e igualdad de oportunidades para todos.
igualdad de oportunidades para todos. Esperamos que los proveedores compartan y demuestren este compromiso en sus políticas y prácticas.